Recepcjonista/recepcjonistka

Obowiązki łatwo wymienić, ale trudno wykonywać je wszystkie dobrze jednocześnie. Telefon dzwoni, gdy gość czeka, a dostawę trzeba pokwitować, a wszystkie trzy sprawy wymagają natychmiastowej reakcji. Recepcjonistka wita gości, komunikuje się z klientami i odpowiada na pytania od tego, gdzie jest sala spotkań, po sprawy, o których według dzwoniącego wie każdy w budynku.

Przez recepcję informacje przepływają w obie strony. Recepcjonistka rozpowszechnia komunikaty wewnętrzne, przekazuje wiadomości i wydaje polecenia ustne, co wymaga wiedzy, kto w organizacji zajmuje się czym. Wiadomość przekazana niewłaściwej osobie oznacza opóźnienie w załatwieniu sprawy.

Praca na recepcji opiera się na ustalonych zasadach, a nie na improwizacji. Recepcjonistka postępuje zgodnie z politykami obowiązującymi w przedsiębiorstwie i wytycznymi organizacyjnymi, które określają, co wolno powiedzieć o tym, kto jest w budynku, co można przekazać odwiedzającemu i kogo się wpuszcza. Przez cały czas korzysta z oprogramowania biurowego do kalendarza, rejestru odwiedzających i korespondencji.